حریم خصوصی هم توسط کارفرما و هم کارکنان ایجاد می شود. با این کار حاشیه ها از محیط کار کاسته شده و بازدهی و پیشرفت در یک محیط هماهنگ ارتقا می یابد. در این مطلب با شیوه های حفظ حریم خصوصی در محل کار آشنا می شوید.
شیوه های حفظ حریم خصوصی در محل کار
امروزه حوزه های دریافت اطلاعات شخصی از نیروی انسانی توسط کارفرما نسبت به قبل وسیع تر شده و این موضوع منشا نگرانی هایی برای کارکنان شده است. زیرا سازمان ها اطلاعات بسیاری از افرادی که حتی یک روز برای مصاحبه مراجعه کده اند را نیز دریافت نموده چه رسد به نیروهایی که سال ها در آن جا مشغول کار بوده اند.
در این مطلب به بررسی مفهوم حریم خصوصی در مجل کار و این که کارفرما و کارکنان به چه شیوه هایی می توانند حریم خصوصی خود را حفظ نمایند می پردازیم. قرارگیری هر فرد در محدوده شخصی اش، زمینه را برای تمرکز و افزایش خلاقیت وی مهیا می نماید. این روند سبب تسریع امور یک مجموعه هدفمند می شود.
گفتنی است حریم خصوصی در محل کار دو نوع می باشد. اولی لازم است توسط مدیر یا کارفرما ایجاد شود و دومی لازم است توسط کارکنان رعایت گردد. بدیهی است ایجاد و حفظ حریم خصوصی در محیط کار سبب ایجاد یک تیم حرفه ای و متمرکز می شود. هر چه مجموعه از حاشیه های محیط کار دور باشد به بازدهی و پیشرفت در محیط هماهنگ نزدیک تر می شود.
از این رو اگر در دسته مدیران و صاحبان کار هستید دقت کنید که با قرار دادن هر کارمند در محیطی که مربوط به شخص او است، قبل از هر چیز حدود یک کارمند را در محل کار تعیین می کنید و این امر موجبات ایجاد حریم خصوصی را فراهم می آورد. به عبارت دیگر یک میز شخصی در اختیار هر کارمند قرار داده تا وی با حضور روانه در محیط مشخص و نظم دهی به آن محیط طبق سلیقه خود، خلاقانه تر و متمرکزتر در کار خود جلو برود.
اگر محیط وسیع و کافی در اختیار شما است می توانید به جای یک میز یک اتاق در اختیار کارکنان خود قرار داده تا شرایط بهتر هم بشود. ولی اگر مهیا ساختن این فضا برای شما ممکن نیست می توانید پارتیشین بندی کنید و فردی را در اختیار هر کارمند قرار داده تا در شیوه عملکرد وی بهترین تاثیر دیده شود.
به این ترتیب به عنوان مدیر حرفه ای که در راستای بهبود شرایط محیط کار در تلاش است این امکان را برای کارکنان فراهم آورده که دارای حریم خصوصی باشند.
بررسی ابعاد حفظ حریم خصوصی در محیط کار
حفظ حریم خصوصی کارکنان یکی از حقوق اصلی آن ها است که نحوه نظارت بر آن ها در محل کار یا از راه دور را محدود می نماید. این حق در کشورهای مختلف با توجه به قانون کار آنها، متفاوت است. کارفرما وظیفه دارد با مطالعه این قوانین، با تمام جوانب آشنا شده تا طبق آن ضوابط، حریم خصوصی کارکنان خود را رعایت نماید.
از سویی کارکنان هم باید دقت داشته باشند که انتظارات آن ها در باره حفظ حریم خصوصی ، نبایستی با منافع قانونی کارفرما تضاد داشته باشد. با در نظر داشتن این توضیحات می توان گفت حریم شخصی در محیط کار از دو جنبه زیر قابل بررسی است:
۱. خریم شخصی که باید توسط مدیر یا کارفرما ایجاد شود. در صورت امکان اتاق های مجزا در اختیار نیروهای خود قرار بدهید در غیر این صورت حداقل یک میز کار در اختیار هر نیروی کار قرار داده تا به تمرکز ذهن آن ها کمک کنید. پارتیشن بندی فضای کاری هم روش کم خرج و موثری جهت حفظ حریم شخصی کارکنان می باشد.
ضمنا اطلاعات محرمانه کارمندان نزد سازمان، از دیگر مصادیق حریم خصوصی کارکنان بوده که مراقبت، نگهداری و امانت داری آن بودن بر عهده مدیر است.
۲. حریم خصوصی که نیاز است توسط کارکنان نسبت به همکاران شان رعایت گردد. در حقیقت حضور یک نیرو در محیط کار مجزا، این سیگنال را به سایرین می دهد که وی در حال انجام کاری بوده که به دقت و تمرکز نیاز دارد و مایل نیست به ارتباط یا گفتگوی غیر ضرور بپردازد.
ضمنا مکالمه های میان همکاران بهتر است دور از حاشیه باشد. همانطور که شما نمی خواهید دیگران از مسائل خصوصی زندگی تان سوال کنند، برای کارمندان و همکاران شما هم جالب نیست که درباره مسائل خصوصی خود با شما گفتگو کنند.
تاثیر فناوری بر کسب اطلاعات خصوصی کارمندان
برخی از اطلاعات کارمندان که امروزه با گسترش فناوری امکان ثبت و ضبط آن ها برای سازمان ها فراهم شده است و نشان می دهد که دریافت اطلاعات درباره نیروی انسانی تقریبا نامحدود می باشد شامل مواردی است از جمله:
- انجام آزمایش های ژنتیک جهت استخدام در برخی مشاغل و ادارات
- انجام آزمایش های روانشناسی هنگام استخدام افراد توسط برخی دستگاه ها و واحدهای انسانی
- ثبت همه حرکات فیزیکی کارکنان هنگام ورود و خروج و حین کار توسط دوربین های مدار بسته نصب شده در محل کار
- ثبت اطلاعات مرتبط به فعالیت نیروی کار در رایانه های کاری آن ها اعم از دریافت و ارسال ایمیل های شخصی و کاری، وبگردی، سرچ های اینترنتی، در محل کار که به سادگی توسط واحد فناوری و اطلاعات آی تی شرکت ها قابل رصد است.
به یاد داشته باشید که احترام به حریم خصوصی افراد در محل کار سبب ایجاد یک تیم متمرکز و حرفه ای می شود. با کاهش حاشیه های محیط کار، بازدهی و پیشرفت کاری در محیطی آرام و هماهنگ افزایش می یابد. زیرا افراد با احساس امنیت در محدوده مشخص مشغول به کار شده و زمان خود را متمرکز تر و هدفمند تر سپری می کنند.
ولی اگر حس کنند که رفتار آن ها زیر ذره بین قرار گرفته قسمت زیادی از فضای ذهنی کارمندان مشغول به کنترل رفتارشان می شود و به همان میزان از خلاقیت و کارایی آن ها کاسته می شود.
نکاتی برای دریافت اطلاعات شخصی از منابع انسانی
در ثبت اطلاعات شخصی پرسنل بایستی تعادل داشت. تنها آن دسته اطلاعات که واقعا نیاز است جمع آوری شود. از روند درست جمع آوری، استفاده و حتی افشای آن مطابق قوانین مربوطه مطمئن شوید. در ادامه با چند نکته قانونی در باره دریافت اطلاعات خصوصی از کارمندان آشنا می شوید که کارفرما برای جلوگیری از بروز اختلاف باید آن را رعایت نماید:
- کارفرما وظیفه دارد روند جمع آوری، ثبت و ضبط اطلاعات مدنظر را محدود و با دریافت یک رضایت نامه شیوه استفاده از آن ها را به نیروی انسانی سازمان بگوید.
- شیوه استفاده از اطلاعات دریافتی نباید متفاوت از آنچه باشد که در ابتدا با نیروی انسانی در میان گذاشته شده است.
- نیروها می توانند هر زمان که بخواهند به اطلاعات ثبتی خود نزد کارفرما دسترسی و از صحت آن ها اطمینان یابند.
انواع حریم خصوصی کارمندان در سازمان
حریم خصوصی کارمندان در سازمان شامل انواع زیر می باشد:
- حریم شخصی: محیطی برای نگهداری از لوازم شخصی
- حریم خصوصی اطلاعات: محتوای کارهای محوله یا مکالمات محرمانه با کارمند دور از چشم دیگران نگهداری شود. این امر سبب ایجاد حس امنیت بین نیروهای انسانی می شود.
- حریم شخصی بصری: هر نیرو متناسب با کارش بایستی فضایی دور از آشفتگی بصری داشت باشد.
- حریم خصوصی صوتی: نیروها به تناسب کارشان یا نیاز شخصی خود، به فضایی نیاز دارند که از نظر صوتی آزاردهنده نباشد. این سرو صدا شامل صدای زنگ تلفن، موبایل، مکالمات با صدای بلند، گفتگوی اعضا و تیم است.
به طور کلی فرمول واحدی جهت حفظ حریم خصوصی کارمندان وجود نداشته و شرکت ها بایستی با توجه به سیاست های کاری و نیروهای خود و ضمنا فضایی که در اختیار دارند دستورالعمل های خاص خود را طراحی نمایند. با این کار تعادل بین یک فضای اشتراکی و خصوصی ایجاد شده که می تواند سبب حداکثر بهره وری سازمان گردد.
چگونه می توان حریم خصوصی کارمندان را رعایت کرد؟
این یک وظیفه اخلاقی مدیر یا کارفرما است که اطلاعات محرمانه کارکنان خود را محافظت کند. به این مفهوم که اسناد حساس کارکنان را در مکان امنی ذخیره که مورد سوء استفاده قرار نگیرند. ضمنا باید هر زمان که دیگر این اسناد نیاز نیست آن ها را از بین ببرد. در ادامه به چند مورد از مواردی که حریم اطلاعات کارکنان باید رعایت شود اشاره می کنیم:
۱. آزمایش اعتیاد
برخی شرکت ها بر اساس شرایطی خاص مجاز به انجام تست اعتیاد به مواد مخدر از کارکنان خود هستند. ولی نتیجه این تست ها قانونا نباید انتشار یابد. اگر نیرویی حین کار علائم مصرف مواد مخدر را بروز دارد به علت مصرف مواد در حین کار آسیب دید، یا شغلی که با جان و سلامت دیگران مرتبط است به فردی واگذار شود کارفرما می تواند از نیرو ارائه برگه تست منفی اعتیاد را بخواهد.
۲. بازرسی بدنی
سازمان هایی که کارهای حساس یا محرمانه انجام می دهند، وضعیت کاری آن ها ایجاب کرده که هر روز بازرسی بدنی نیروها صورت گیرد. بازرسی بدنی بایستی بدون هر نوع تحقیر، توهین یا آزار جسمی باشد.
۳. بررسی سوءسابقه
در بعضی مشاغل دولتی و حساس ارائه گواهی سوءسابقه از کارمند جزئی از روال استخدام می باشد. در این موارد باید دقت کنید که اطلاعات و سوابق کارمند بایستی نزد مسئول مربوط محرمانه باقی بماند و به هیچ وجه منتشر نشود.
۴. اطلاعات پزشکی
اطلاعات پزشکی کارمندان که نزد سازمان بوده هرگز نبایستی در معرض دید دیگران قرار گیرد. اطلاعات حساس مثل جزئیات خانوادگی، آدرس، شماره تامین اجتماعی، سوابق پزشکی و … در دسته اطلاعات خصوصی و محرمانه می باشند.
نکاتی برای ایجاد حریم خصوصی در محیط کار
در این بخش با نکاتی جهت ایجاد حریم خصوصی در محل کار توسط کارفرما اشاره می شود:
۱. در راستای ایجاد حریم خصوصی توسط کارفرما برای کارکنان مثبت ترین کار برای رفاه کارمندان این است که همه اطلاعات شخصی آن ها را فقط نزد خود حفظ کرده و کارمند دیگری به آن ها دسترسی نداشته باشد.
۲. لازم است بدانید حضور کارمند در حریم مشخص به وی کمک کرده دور از جریان رفت و آمدها و گفتگوهای غیر ضروری در محیط کار به فعالیت خود مشغول بوده و هر برنامه و پروژه ای را سریعتر و باکیفیت تر ارائه دهد.
۳. این که نیروی کار به طور فیزیکی در محل کار حریم خصوصی داشته باشد و چیدمان وسایل این محیط طبق سلیقه وی باشد محیط امن و آرامش بخشی برای او فراهم تا بهتر و خلاقانه تر به کارهای خود بپردازد.
۴. اینکه اشاره می شود در حفظ حریم شخصی در محیط کار کوشا باشید به این معنی نیست که با همکاران خود ارتباط برقرار نکنید. بلکه به این مفهوم است که با همکاران تنها در مورد مسائل کاری به گفتگو بنشینید.
۵. گفتگو با همکار در محیط کار باید طوری باشد که با سوالات شخصی همراه نشود. همانطور که شما می خواهید همکارتان در گفتگو با شما به حریم خصوصی تان احترام بگذارد شما نیز متقابلا باید این ملاحظه را داشته باشید.
۶. هر چه دیگران در مورد جزئیات زندگی شما کمتر بدانند موقعیت و پرستیژ کاری شما بهتر خواهد بود. زیرا با شریک نمودن دیگران در مورد مسائل شخصی خود به آن ها اختیاراتی داده که در مورد شما قضاوت و داوری کنند.
۷. برای حفظ حریم خصوصی در محل کار لازم است که مسائل کاری را از مسائل خانه جدا نمایید. بهتر است در محل کار با گوشی همراه صحبت نکنید طوری که برخی مسائل خصوصی مرتبط به خانه هم در این مکالمه بیان شود.
۸. از نرم افزارهای مدیریت بهره وری مناسب برای کارکنان استفاده کنید.
۹. به کمک راه حل های مدیریت بهره وری، نظارت را تنها به ساعات کار محدود سازید.
۱۰. به جای نظارت مستقیم بر رایانه ها، ترافیک شبکه داخلی را رصد نمایید.
۱۱. حق نظارت بر گوشی همراه کارمند به این بستگی دارد که تماس وی خصوصی یا کاری است. کارمند و مشتری باید بدانند که تماس تلفنی تحت نظارت است.
۱۲. مطمئن شوید که مجموعه شما از فعالیت های نظارت بر کارمندان آگاه می باشند. این فعالیت ها بایستی خوب مستند و توضیح داده بشوند. کارکنان باید این روش های نظارتی را به شکل کتبی تایید نمایند.
۱۳. نظارت توسط دوربین ها را محدود نمایید. کارفرما برای جلوگیری از سرقت یا علل امنیتی، مجاز به استفاده از دوربین ویدیویی برای نظارت بر محل کار می باشد. نصب دوربین باید از طریق پوستر یا علائم مخصوص به اطلاع همه کارمندان برسد که بدانند حریم شخصی آن ها در خطر است و تمام حرکاتشان توسط دوربین ضبط می شود.
۱۴. محدوده نظارت بر کارکنان را به طور شفاف مشخص نمایید.
۱۵. مطمئن شوید که کارکنان درباره این سیاست ها آموزش دیده و اهمیت آن را درک می کنند.
از این که تا پایان مطلب همراه ما بودید از شما سپاسگزاریم. همچنین پیشنهاد می شود در صورت تمایل برای آشنایی با اهمیت سلامت روان در محیط کار و سیاست افراد بی حاشیه در محیط کار روی لینک ها کلیک کنید.
منبع : آرگا
