ایجاد شدن یک صفحه خالی در میان صفحات یک فایل ورد یا باقی ماندن یک صفحه خالی در انتهای سند، یکی از مشکلات رایج هنگام کار با Microsoft Word است. این مشکل معمولا به دلیل وجود پاراگراف های اضافی، شکست صفحه، شکست بخش یا تنظیمات قالب بندی ایجاد می شود. اگر فایل ورد شما چندین صفحه یا حتی چند صد صفحه داشته باشد، حذف نادرست یک صفحه ممکن است باعث به هم ریختن محتوای سند شود. به همین دلیل بهتر است برای حذف صفحه خالی از روش هایی استفاده کنید که کنترل بیشتری روی ساختار فایل به شما می دهند.
در ادامه دو روش ساده و کاربردی برای حذف صفحه اضافی در ورد را آموزش می دهیم. این روش ها برای حذف صفحات خالی در میان متن و همچنین صفحه اضافی انتهای فایل کاربرد دارند.
آموزش حذف صفحه اضافی در ورد
برای حذف صفحه خالی در Word ابتدا باید علت ایجاد آن را مشخص کنید. گاهی صفحه مورد نظر واقعا خالی نیست و چند علامت پاراگراف یا یک Page Break در آن قرار دارد. در چنین شرایطی حذف مستقیم صفحه ممکن است نتیجه مطلوبی نداشته باشد. روش های زیر به شما کمک می کنند بدون تغییر غیر ضروری در سایر صفحات، بخش اضافی سند را حذف کنید.
روش اول؛ حذف صفحه با Navigation Pane
یکی از ساده ترین راه ها برای پیدا کردن صفحات اضافی در ورد استفاده از قابلیت Navigation Pane است. این روش مخصوصا در فایل های طولانی کاربرد دارد، زیرا می توانید صفحات مختلف سند را به صورت تصویری مشاهده کنید و سریع تر به صفحه مورد نظر بروید.
برای شروع، از نوار بالای ورد وارد زبانه View شوید و گزینه Navigation Pane را فعال کنید. پس از فعال شدن این گزینه، پنلی در کنار محیط ورد نمایش داده می شود. در این پنل روی گزینه Pages کلیک کنید تا تصاویر کوچک صفحات سند نمایش داده شوند.
اکنون می توانید صفحه مورد نظر را از میان تصاویر صفحات پیدا کنید و با کلیک روی آن به همان قسمت از سند بروید. اگر صفحه خالی ناشی از محتوای اضافی باشد، بهتر است ابتدا محتوای موجود در آن را بررسی کنید و سپس موارد اضافی را انتخاب و حذف کنید. در فایل های طولانی، این روش باعث می شود پیدا کردن صفحه خالی بسیار سریع تر انجام شود.
روش دوم؛ نمایش علائم قالب بندی و حذف صفحه خالی
اگر صفحه خالی در انتهای فایل ورد حذف نمی شود، احتمالا یک یا چند علامت پاراگراف، شکست صفحه یا سایر علائم قالب بندی باعث ایجاد آن شده است. برای بررسی این موارد باید علامت های مخفی سند را فعال کنید.
برای این کار وارد زبانه Home شوید و در بخش Paragraph روی علامت ¶ کلیک کنید. با فعال شدن این گزینه، علائم قالب بندی که معمولا در حالت عادی دیده نمی شوند، داخل سند نمایش داده خواهند شد.
در انتهای سند به دنبال علامت های اضافی پاراگراف یا عبارت هایی مانند Page Break بگردید. موارد غیر ضروری را انتخاب کرده و کلید Delete یا Backspace را فشار دهید. در بسیاری از مواقع با حذف همین علائم، صفحه خالی اضافی نیز از بین می رود.
اگر صفحه خالی ورد حذف نشد چه کار کنیم؟
گاهی با وجود حذف پاراگراف های اضافی، صفحه خالی همچنان باقی می ماند. یکی از دلایل رایج این مشکل وجود Page Break یا Section Break است. وقتی شکست صفحه یا بخش در محل نامناسبی قرار گرفته باشد، ورد ممکن است یک صفحه جدید ایجاد کند.
برای حل این مشکل، ابتدا علامت های قالب بندی را با گزینه ¶ فعال کنید. اگر عبارت Page Break را مشاهده کردید، آن را انتخاب و حذف کنید. در صورت وجود Section Break نیز قبل از حذف آن دقت کنید، زیرا حذف شکست بخش می تواند روی شماره گذاری صفحات، سربرگ، پاورقی یا قالب بندی قسمت های دیگر سند تاثیر بگذارد.
حذف صفحه خالی بعد از جدول در ورد
یکی دیگر از حالت های رایج، ایجاد یک صفحه خالی بعد از جدول است. ورد معمولا بعد از جدول یک پاراگراف قرار می دهد و اگر فضای کافی در انتهای صفحه وجود نداشته باشد، همین پاراگراف می تواند به صفحه بعد منتقل شود و یک صفحه خالی ایجاد کند.
در این شرایط ابتدا علامت پاراگراف را فعال کنید و پاراگراف اضافی بعد از جدول را پیدا کنید. به جای حذف آن، در صورت نیاز می توانید اندازه فونت همان پاراگراف را بسیار کوچک کنید یا فاصله های قبل و بعد آن را کاهش دهید. این روش مخصوصا زمانی کاربرد دارد که ورد اجازه حذف کامل پاراگراف انتهایی جدول را نمی دهد.
نکته مهم قبل از حذف صفحه در فایل های طولانی
اگر با یک فایل چند صد صفحه ای، پایان نامه، پروژه یا گزارش کاری مواجه هستید، بهتر است قبل از حذف صفحه اضافی یک نسخه کپی از فایل تهیه کنید. همچنین هنگام حذف Section Break با دقت بیشتری عمل کنید، زیرا ممکن است این بخش برای تنظیم حاشیه، شماره صفحه، سربرگ یا پاورقی استفاده شده باشد.
در بیشتر مواقع برای پیدا کردن علت ایجاد صفحه خالی، فعال کردن علامت های قالب بندی بهترین نقطه شروع است. به این ترتیب به جای حذف تصادفی محتوا، دقیقا مشخص می شود چه چیزی باعث ایجاد صفحه اضافی شده است.
جمع بندی
برای حذف صفحه خالی در ورد می توانید از Navigation Pane برای پیدا کردن سریع صفحه مورد نظر استفاده کنید و در صورت باقی ماندن صفحه، علامت های قالب بندی را فعال کنید. بررسی پاراگراف های اضافی، Page Break و Section Break معمولا دلیل ایجاد صفحات ناخواسته را مشخص می کند. در فایل های مهم نیز بهتر است قبل از ایجاد تغییر، یک نسخه پشتیبان از سند داشته باشید تا در صورت به هم ریختن قالب بندی بتوانید به نسخه قبلی برگردید.
همچنین می توانید برای مشاهده آموزش تنظیم پاراگراف در ورد، ایجاد فهرست در ورد و نحوه رسم جدول در ورد کلیک کنید.
منبع : آرگا
