ساخت جدول در اکسس؛ اصول، نکات و تنظیمات کلیدی

در این مطلب از آرگا قصد داریم پیرامون روش های ساخت جدول در اکسس صحبت کنیم. اگر این آیتم درست و اصولی و منطبق با نیاز شما طراحی نشود، می تواند در آینده مشکلاتی ایجاد کند. با ما همراه باشید تا روش کار را فرا بگیرید.

دو روش ساخت جدول در اکسس

ساخت جدول در اکسس اولین آبجکت و اساس ایجاد دیتابیس در این برنامه به شمار می رود. آشنایی با نحوه ساخت جدول اهمیت زیادی دارد زیرا اگر از اساس درست و منطبق با نیازهای شما طراحی نشود، می تواند در آینده مشکلاتی ایجاد کند.

به عبارتی ایجاد جدول در اکسس در حکم اولین خشت در معماری محسوب می شود. در ادامه با دو روش انجام این کار و نکات مهم آن آشنا می شوید.

۱. استفاده از تب Create

استفاده از تب Create ساده ترین روش برای ایجاد جدول در اکسس می باشد. به این ترتیب در برنامه اکسس به تب Create رفته و روی گزینه جدول یا Table کلیک کنید.  در ادامه یک جدول جدید در نمای برگ یا Datasheet View ظاهر می شود. پس از کلیک روی این گزینه اکسس سریعا یک جدول ارائه می دهد.

۲. استفاده از گزینه Table Design

اگر می خواهید روی ساختار جدول در اکسس کنترل بیشتری داشته باشید برای طراحی آن از گزینه Table Design استفاده کنید. در نمای طراحی می توان اسم فیلد، نوع داده و سایر تنظیمات را مشخص کرد. این روش کامل بوده و توسط آن می توان جدول را سفارشی کرد.

روی آیکون Table Design کلیک تا به محیط جدیدی وارد شده و توسط یک سری امکانات و قابلیت هایی که در اختیار شما قرار می گیرد، همه قسمت های یک جدول را طراحی نمایید. به طور مثال در ستون Field Name  می توان اسامی مدنظر را برای ستون های جدولی که قرار است در نمای کاری در اختیار کاربر باشد را انتخاب می کنید.

در قسمت Field properties نیز آیتم های مختلفی وجود دارد که توسط آن می توان برخی قابلیت های مربوط به فیلدها را تنظیم نموده یا آن را تغییر داد. با توجه به این که در قسمت Data Type انواع مختلفی از داده وجود دارد متناسب با نوع داده انتخابی آیتم مربوط به هر نوع از داده ها در بخش Field properties هم تغییر می کند.

مثلا اگر نوع داده انتخابی متنی است اکسس در این قسمت ویژگی هایی را نمایش می دهد که تنها مربوط به نوشته و متن باشد. و اگر نوع داده انتخابی عدد یا تاریخ است، اکسس قابلیت های مربوط به آن ها را نمایش داده و از نمایش قابلیت هایی که به متن مرتبط است چشم پوشی می کند.

چند نکته مهم

وقتی اقدام به ایجاد فایل اکسس می نمایید به طور خودکار یک گزینه از نوع جدول با عنوان Table1 نمایان می شود که در قسمت Datasheet View آن قرار می گیرد. این جدول می تواند نخستین جدول شما باشد. از این رو می توان روی اسم آن کلیک راست نموده و گزینه را انتخاب تا به نمای طراحی رفته و مطابق با نیاز خود آن را شخصی سازی کنید.

اگر فایل اکسس را با روش دیگری ایجاد کرده اید ممکن است جدول درست نشده باشد که در این صورت باید به تب Create  رفته و از بخش Tables روی گزینه Table Design کلیک تا به نمای طراحی جدول جدید وارد شوید. ضمنا وقتی می خواهید برای جدول اسمی را انتخاب کنید موارد زیر را در نامگذاری رعایت کنید:

• از حروف فارسی برای نامگذاری جدول در اکسس نمی توان استفاده کرد.
• از علائم و کارکترها نمی توان استفاده کرد.
• از اسامی مانند Name یا Date که برنامه اکسس در محاسبات خود از آن ها استفاده می کند نباید انتخاب کرد.
• از فواصل در نامگذاری نمی توان استفاده کرد.
• اسامی انتخابی شما باید مشخص کننده اطلاعات آن جدول باشد.
• بعد از ایجاد و تنظیمات لازم حتما جدول را ذخیره کنید.
• بعد از ساخت جدول می توان به سادگی داده های جدیدی به آن اضافه نمود.

در پایان از همراهی شما سپاسگزاریم. همچنین پیشنهاد می شود در صورت  تمایل برای آشنایی با نحوه کشیدن جدول در فتوشاپ  و رسم جدول در ورد از این مقالات نیز بازدید نمایید.

منبع : آرگا