در یک موقعیت شغلی شما دارای وظایفی هستید و انجام هر کاری نیازمند زمانی است ممکن است با بیشتر شدن کارها زمان مورد نیاز شما نیز بیشتر شود بنابراین برای اینکه بتوانید کارهای خود را به نحو احسنت انجام دهید نیازمند یک برنامه ریزی درست هستید. در صورت داشتن ماتریس آیزنهاور، شما برای انجام دادن هر کاری زمان خاصی را اختصاص می دهید و این موجب می شود تا تمام کارها بر حسب اولویت در زمان معین خود به خوبی انجام شوند. در اینجا با توضیحات بیشتر در رابطه با این ماتریس ساده و پر کاربرد نکات کلیدی مهمی را برای شما عزیزان ارائه می کنیم.
ماتریس آیزنهاور چگونه به مدیریت زمان کمک می کند؟
این ماتریس معروف توسط رئیس جمهور سابق ایالت متحده آمریکا دوایت دی آیزنهاور ارائه شده است و ایشان در یک جمله کلیدی و ارزشمند در یکی از سخنرانی های خود اینگونه بیان کرده اند که:
مشکلات من دو نوع اند: فوری ها و مهم ها. فوری ها مهم نیستند و مهم ها هیچ گاه فوری نیستند.
این جمله او تاکید بر درست انجام دادن کارها دارد و اینگونه بیان می کند که ما باید بیشتر وقت خود را صرف انجام دادن کارهای درست و مهم کنیم و تنها زمان خود را برای کارهای فوری تلف نکنیم. این تعریف ماتریس آیزنهاور در زمان بندی انجام کارها و از بین بردن استرس انجم کارها دارای اهمیت است که در ادامه بیشتر آن را توضیح خواهیم داد.
مهم:
همانطور که ملاحظه کردید دو عنصر مهم در تعریف آیزنهاور دو عامل مهم و فوری هستند که با یکدیگر متفاوت اند و از نظر اهمیت و جایگاهی نیز فرق دارند. کارهای مهم کارهایی هستند که انجام دادن آنها موجب دستیابی به اهداف می شود.
فوری:
اما فوری اشاره به کارهایی دارد که واکنش سریع فرد را می طلبد و شاید بیشتر وقت افراد را تلف می کند اما فرد مجبور است آن ها را انجام دهد چون فعالیت های فوری و با اهمیت هستند. زمانی که تفاوت بین این دو عامل را متوجه شوید می توانید کارهای مهم و فوری را از یکدیگر متمایز کنید.
نحوه استفاده از ماتریس:
در مرحله اول استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید لیستی تنظیم شده از کارهای خود را تهیه کنید این کارها باید شامل تمام فعالیت هایی باشد که در طول روز و برنامه وقت شما را حتی به مدت اندکی می طلبد. در مرحله ای دیگر باید هر یک از این کارها را در ۴ دسته بندی کلی زیر قرار داد:
- مهم و فوری
- مهم ولی غیر فوری
- غیر مهم ولی غیر فوری
- غیر مهم و غیر فوری
در ادامه باید برای هر یک از این فعالیت ها برنامه ریزی دقیقی داشته باشید که بر اساس یک زمان بندی درست انجام می شود:
۱- کارهای مهم و فوری:
یکی از مراحل ماتریس آیزنهاور، یافتن کارهای مهم و فوری است این نوع از کارها دارای دو حالت هستند برخی از آنها کارهای غیر قابل پیش بینی هستند و برخی دیگر کارهایی هستند که در لحاظ آخر باید آن ها را انجام دهید. برای اینکه درگیر این کارها نشوید باید برنامه ریزی درستی داشته باشید تا هم آن را به موقع و هم در زمان خود انجام دهید.
کارهای مهم و فوری دارای دو ضروریت هستند که به دلیل نداشتن وقت برای انجام آنها می توانید دچار مشکل شوید بنابراین باید به خوبی این کارها را شناسایی کنید.
۲- مهم ولی غیر فوری:
این کارها به خوبی انجام دادن کارهای مرتبط با اهدافتان را نشان می دهد یعنی شما فقط کارهایی را انجام می دهید که دارای اهمیت هستند و شما را برای رسیدن به اهدافتان کمک می کنند. برای این کار باید وقت کافی را اختصاص دهید تا در نهایت بتوانید کارهای درست را انجام دهید. این مرحله مختص انجام دادن کارهای درست است.
۳- غیر مهم ولی فوری:
کارهایی که دارای اهمیت کمتری هستند اما فوریت دارند در ماتریس آیزنهاور موجب عقب ماندن از اهداف می شوند برای انجام این کارها باید دید که چگونه می توان آنها را با سبک زندگی خود مدیریت کرد. کارهای فوری عموما کارهایی هستند که به طور ناگهانی به وجود می آیند و شما ناچار هستید آنها را انجام دهید و یک برنامه ریزی درست برای آنها تعیین وقت اضافه برای پیش آمدهای فوری است.
۴- غیر مهم و غیر فوری:
جالب است بدانید که در علم ماتریس آیزنهاور، این گونه کارها, کار محسوب نمی شوند زیرا نه اهمیت دارند و نه فوریت بنابراین عملا انجام دادن آن ها برای شما فایده و تاثیری نخواهد داشت.
منبع : آرگا
