هر شخص یا سازمانی برای آینده خود چشم اندازی در نظر گرفته است که به منظور دستیابی به آن، مجموعه اهدافی را دنبال می کند. رسیدن به این اهداف به انواع برنامه ریزی و برنامه عملیاتی درست نیاز دارد که تحقق به موقع آن را دقیق تنظیم می کند. این فرآیند مهم به کارکنان و مدیران کمک می کند تا اهداف بلندمدت و استراتژیک سازمان را به وظایف و فعالیت های روزانه خود تبدیل کنند. با استفاده از برنامه ریزی عملیاتی، سازمان ها می توانند منابع خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند، عملکرد خود را تقویت کرده و در مسیر تحقق اهداف کلان خود قدم بردارند. در این مطلب برنامه ریزی عملیاتی را به طور مفصل توضیح خواهیم داد.
برنامه ریزی عملیاتی چیست؟
برنامه ریزی عملیاتی یک راهنمای دقیق و مرحله به مرحله است که وظایف، منابع و جدول زمانی لازم برای دسترسی به یک هدف خاص را دقیق مشخص می کند. عملکرد این برنامه مانند یک نقشه راه است که به افراد و گروه ها کمک می کند مسیر اجرای اقدامات لازم برای دستیابی به نتایج مورد نظر را بهتر تجسم کنند.
عناصر کلیدی برنامه ریزی عملیاتی
عناصر کلیدی اکشن پلن یا برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از:
- اهداف یا مقاصد: اهدافی که برنامه عملیاتی برای دستیابی به آن طراحی شده است.
- وظایف و مراحل: تجزیه و تحلیل دقیق اقدامات لازم برای رسیدن به اهداف
- جدول زمانی: ابن مرحله شامل زمانی است که برای انجام هر وظیفه در نظر گرفته می شود.
- مسئولیت های محوله: تعیین شخصی که مسئولیت هر وظیفه را بر عهده دارد.
- منابع: بودجه، ابزارها یا حمایت هایی که برای انجام هر وظیفه مورد نیاز است.
- نقاط عطف: نقاط خاص برای ارزیابی پیشرفت در طول مسیر
در برنامه ریزی عملیاتی، همه این موارد به شکل یک فهرست تهیه می شوند تا امکان مشاهده و پیگیری پیشرفت کارها به طور منظم و کاملا دقیق فراهم شود. با این کار روند اجرایی برنامه ها سریع تر و ساده تر پیگیری می شود، علاوه بر این برنامه ریزی و اصلاحات بعدی امکان پذیر می شود. برنامه ریزی عملیاتی یک سند ثابت نیست و ممکن است با توجه به شرایط و تغییرات داخلی و خارجی به اصلاح و بازبینی نیاز داشته باشد. انعطاف پذیری در برنامه ریزی عملیاتی اهمیت بسیاری دارد، زیرا این قابلیت را فراهم می کند تا برنامه ها بر اساس نیازهای جدید سریع تر به روز شوند.
به همین دلیل، برنامه ریزی عملیاتی به عنوان یک ابزار کارآمد، نه فقط در تحقق اهداف سازمانی بلکه در مدیریت کارآمد منابع و زمان، نقش مهمی دارد. این برنامه ها با ایجاد یک ساختار منظم و قابل پیگیری، به سازمان ها و افراد کمک می کنند تا با کارآمدی و بهره وری بیشتر، به اهداف خود دست پیدا کنند.
چرا برنامه ریزی عملیاتی مهم است؟
برخی اوقات افراد یا کسب و کارها قبل از شروع کار یا پروژه خود، برنامه عملیاتی خاصی ندارند، به همین دلیل در مسیر دچار مشکل شده یا به طور کامل شکست می خورند. برنامه ریزی عملیاتی باعث موفقیت می شود. بنجامین فرانکلین در این خصوص می گوید: اگر برنامه نداشته باشید، به این معنا است که برای شکست برنامه ریزی کرده اید. برنامه ریزی عملیاتی موجب می شود مسیر مشخصی برای دستیابی به اهداف وجود داشته باشد. با یک برنامه عملیاتی درست و مناسب، تمرکز روی اهداف تقویت شده و میزان کارایی بالاتر می رود. از مهم ترین فواید برنامه ریزی عملیاتی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- جهت حرکت را به طور شفاف نشان می دهد. از آنجایی که برنامه عملیاتی مراحل لازم و زمان انجام آن ها را مشخص می کند، دقیقا می دانیم که باید چه کاری را انجام دهیم.
- مشخص کردن اهداف کوتاه مدت و نوشتن آن ها موجب می شود در طول اجرای پروژه تعهد و انگیزه لازم حفظ شود.
- برنامه عملیاتی امکان مشاهده پیشرفت امور را سریع تر فراهم می کند.
- با توجه به اینکه تمامی مراحل در برنامه ریزی عملیاتی مشخص می شود، می توان وظایف مختلف را بر اساس اهمیت و کار لازم جهت دستیابی، اولویت بندی کرد.
بررسی نکات مهم در فرآیند برنامه ریزی عملیاتی
در فرآیند برنامه ریزی عملیاتی، توجه به چند نکته مهم اهمیت زیادی دارد:
- تعیین اهداف و هدف های واقع گرایانه: هدف گذاری هوشمند و قابل اندازه گیری از جمله اولویت های مهم این مرحله است.
- مشخص کردن وظایف و مسئولیت ها: هر شخصی باید بداند که چه کاری را دقیقا انجام دهد و چه وظایفی بر عهده دارد.
- زمان بندی مناسب: تعیین زمان های مشخص برای انجام وظایف اهمیت زیادی دارد تا پروسه درست و دقیق پیش برود.
- مدیریت منابع: اطمینان از دسترسی به منابع مورد نیاز برای اجرای برنامه و مدیریت بهینه آن ها.
- ارزیابی و پایش پیشرفت: پیشرفت پروژه و اعمال تصمیمات مناسب به منظور بهبود عملکرد.
- انعطاف پذیری و تطبیق: پذیرش تغییرات و انطباق با شرایط جدید جهت حفظ کارایی و کیفیت برنامه.
- ثبات و پایداری: ایجاد یک برنامه ریزی و هدف گذاری قابل اعتماد که بتواند در دراز مدت پایداری داشته باشد و در برابر مخاطرات مختلف از خود مقاومت بالایی نشان دهد.
- هماهنگی و ارتباط مؤثر: اطمینان از ارتباط و هماهنگی مناسب بین اعضای تیم و ارائه اطلاعات کافی به طرفداران و دیگر اعضای سازمان.
برنامه ریزی عملیاتی و استراتژیک چه تفاوت هایی با یکدیگر دارند؟
دانستن تفاوت بین برنامه عملیاتی و برنامه ریزی استراتژیک برای هر شخصی که دارای هدف و کسب و کار است اهمیت بالایی دارد. برنامه ریزی استراتژیک انعطاف پذیری بالایی داشته و کلی نگری اهداف و چشم اندازهای سازمان را کامل تر رسم می کند. علاوه بر قابل تغییر بودن این برنامه، تدابیر لازم برای رسیدن به آن ها در بازه زمانی پنج ساله یا بیشتر توسط مدیران ارشد تدوین می شود. در حقیقت باید بدانید اهداف برنامه ریزی به سبک استراتژیک این است که قصد داریم به کجا برویم و حتی چگونه باید به آنجا برسیم. اکنون نوبت برنامه ریزی عملیاتی است که بسیار جزئی نگر است و در یک بازه زمانی نسبتا کوتاه مثلا یک سال فراهم می شود.
علاوه بر این، برنامه ریزی عملیاتی با توجه به تغییرات محیطی از انعطاف پذیری پایین تری برخوردار بوده و مدیران میانی و سایر کارشناسان آن را اجرا می کنند. در کل این دو برنامه مشابه و اثرگذاری آن ها به یکدیگر وابسته است. هنگامی که این برنامه های ضروری با یکدیگر هماهنگ و ترکیب می شوند می توان به اهداف خود دست پیدا کرد.
منبع : آرگا
