چیدمان دفتر کار فقط به انتخاب میز، صندلی و چند وسیله تزئینی محدود نمی شود، بلکه مستقیما بر نظم، تمرکز، سرعت انجام کارها و حتی احساس افراد هنگام حضور در محیط کار تأثیر می گذارد. یک دفتر مناسب باید به شکلی طراحی شود که وسایل مورد نیاز به راحتی در دسترس باشند، مسیر رفت و آمد شلوغ نشود و هر بخش از فضا کاربرد مشخصی داشته باشد. زمانی که اصول چیدمان دفتر کار درست باشد، حتی یک دفتر کوچک نیز می تواند مرتب و حرفه ای به نظر برسد. در ادامه این مطلب با مهم ترین اصول چیدمان دفتر کار آشنا خواهید شد.
مهم ترین اصول چیدمان دفتر کار
برای رسیدن به دفتر کار بزرگ، حتما لازم نیست هزینه زیادی برای دکوراسیون پرداخت کنید. انتخاب درست محل قرارگیری میز، استفاده مناسب از نور، توجه به فاصله بین وسایل، انتخاب رنگ های هماهنگ و جلوگیری از شلوغی می تواند تغییر قابل توجهی ایجاد کند. در واقع، بهترین چیدمان دفتری است که میزان زیبایی، راحتی و کاربرد تعادل برقرار کند.
بررسی فضای دفتر قبل از چیدمان
اولین اصل در چیدمان دفتر کار این است که پیش از خرید یا جا به جایی وسایل، فضای موجود را بررسی کنید. ابعاد اتاق، شکل دیوارها، محل پنجره ها، در ورودی، پریزهای برق و مسیر رفت و آمد را مشخص کنید. همچنین باید بدانید چه وسایلی باید در دفتر قرار بگیرند و کدام وسایل اهمیت کمتری دارند. این بررسی کمک می کند فضای موجود را با وسایل غیر ضروری اشغال نکنید و چیدمان کاربردی تری داشته باشید. اگر دفتر کوچک است، استفاده هوشمندانه از هر قسمت اهمیت بیشتری پیدا می کند و نباید فضا را بی دلیل پر کرد. بهتر است قبل از شروع کار، یک طرح ساده از محل قرارگیری میز، صندلی، کمد و سایر تجهیزات تهیه کنید.
قرار دادن میز کار در مناسب ترین نقطه
میز مهم ترین بخش دفتر است و محل قرارگیری آن می تواند روی کیفیت کار تأثیر زیادی داشته باشد. بهتر است میز در نقطه ای قرار بگیرد که فضای کافی برای نشستن، بلند شدن و حرکت اطراف آن وجود داشته باشد. قرار دادن میز در محلی که رفت و آمد مداوم از کنار آن انجام می شود، ممکن است تمرکز فرد را کاهش دهد. اگر امکان دارد میز را در نزدیکی منبع نور طبیعی قرار دهید، اما آن را دقیقا مقابل پنجره نگذارید تا نور مستقیم باعث اذیت چشم شود. پشت میز نیز بهتر است تا حد امکان از شلوغی، رفت و آمد و وسایل اضافی دور باشد. جای مناسب میز هم باید برای کار طولانی مدت راحت باشد و هم ظاهر کلی دفتر را منظم تر نشان دهد.
انتخاب میز مناسب
میز دفتر باید متناسب با نوع کار، اندازه اتاق و تعداد وسایلی که روی آن قرار می گیرند انتخاب شود. میزی که بیش از حد کوچک باشد، خیلی زود شلوغ می شود و فضای کافی برای انجام کار باقی نمی گذارد. از سوی دیگر، میز بسیار بزرگ در یک دفتر کوچک می تواند بخش زیادی از فضای مفید را از بین ببرد. ارتفاع میز باید با صندلی هماهنگ باشد تا هنگام کار، دست ها و شانه ها در وضعیت راحتی قرار بگیرند. وجود فضای کافی برای قرار دادن رایانه، مدارک و وسایل ضروری اهمیت زیادی دارد. در صورت کمبود فضا می توان از میزهای دارای کشو، طبقه یا محفظه های داخلی استفاده کرد.
انتخاب صندلی بر اساس راحتی و ارگونومی
صندلی یکی از مهم ترین تجهیزات دفتر کار است، زیرا امکان دارد فرد ساعات زیادی روی آن بنشینند. صندلی مناسب باید ارتفاع قابل تنظیم داشته باشد و امکان قرار گرفتن درست پاها روی زمین را فراهم کند. پشتی صندلی نیز باید حمایت مناسبی از کمر و قسمت بالایی بدن ایجاد کند و نشستن را دشوار نکند. ارتفاع دسته ها، عمق نشیمن و قابلیت تنظیم صندلی نیز در راحتی هنگام کار اهمیت دارند. ظاهر زیبا نباید تنها معیار انتخاب صندلی باشد، زیرا راحتی در استفاده روزمره اهمیت بیشتری دارد. اگر صندلی مناسب باشد، فضای کاری علاوه بر مرتب بودن برای ساعات طولانی کار نیز کاربردی تر خواهد بود.
استفاده از نور طبیعی به بهترین شکل ممکن
نور طبیعی یکی از ارزشمندترین عناصر در طراحی و چیدمان دفتر کار است. اگر دفتر پنجره دارد، بهتر است چیدمان به شکلی باشد که نور روز بتواند تا حد امکان وارد فضای کار شود. قرار دادن میز کنار پنجره می تواند انتخاب خوبی باشد، اما باید از تابش مستقیم نور به صفحه نمایش جلوگیری کرد. پرده های قابل تنظیم می توانند شدت نور را در ساعات مختلف روز کنترل کنند. همچنین بهتر است وسایل بلند مانند کمدهای بزرگ جلوی پنجره قرار نگیرند و مانع ورود نور نشوند. استفاده درست از نور طبیعی باعث می شود محیط کاری روشن تر، دلپذیرتر و بازتر دیده شود.
استفاده درست از نور مصنوعی
حتی اگر دفتر نور طبیعی مناسب داشته باشد، باز هم به نور مصنوعی استاندارد نیاز دارد. نور عمومی باید بخش های مختلف دفتر را به اندازه کافی روشن کند و باعث ایجاد سایه های آزاردهنده نشود. روی میز کار نیز می توان از چراغ مطالعه استفاده کرد تا نور مورد نیاز برای مطالعه یا نوشتن بهتر تأمین شود. محل قرارگیری چراغ باید طوری باشد که نور مستقیما به چشم یا صفحه نمایش نتابد. استفاده از چند منبع نور با شدت مناسب می تواند فضای دفتر را متعادل تر از یک چراغ بسیار قوی روشن کند. در نهایت، نور باید به بهبود دید و راحتی کمک کند، نه اینکه به یکی از عوامل خستگی تبدیل شود.
انتخاب رنگ های مناسب برای دفتر کار
رنگ ها نقش مهمی در احساس کلی افراد نسبت به فضای دفتر دارند و باید بادقت انتخاب شوند. رنگ های روشن معمولا باعث می شوند فضای کوچک بازتر و روشن تر دیده شود. سفید، کرم، خاکستری روشن، بژ و برخی طیف های ملایم می توانند برای دیوارهای دفتر انتخاب مناسبی باشند. برای جلوگیری از یکنوختی می توان از یک رنگ مکمل در بخشی از دیوار یا وسایل استفاده کرد. رنگ میز، صندلی، پرده و کمدها نیز بهتر است با رنگ اصلی محیط هماهنگ باشند. هدف این نیست که تمام دفتر یک رنگ باشد، بلکه در میان رنگ ها باید هماهنگی و تعادل وجود داشته باشد.
مرتب کردن میز کار
میز کار مرتب یکی از ساده ترین راه ها برای ایجاد ظاهر حرفه ای در دفتر است. روی میز بهتر است فقط وسایلی قرار بگیرند که به طور مرتب مورد استفاده قرار می گیرند. مدارک، لوازم التحریر، کابل ها و وسایل کوچک اگر بدون نظم روی میز رها شوند، خیلی سریع محیط را شلوغ می کنند. برای وسایل کوچک می توان از نظم دهنده های رومیزی، کشو یا جعبه های مخصوص استفاده کرد. در پایان روز کاری نیز چند دقیقه برای مرتب کردن میز اختصاص دهید تا روز بعد محیط آماده باشد. هر چه سطح میز خلوت تر باشد، امکان تمرکز و انجام کارهای روزانه نیز بیشتر خواهد بود.
در دسترس قرار دادن وسایل ضروری
وسایل پرکاربرد باید در محلی قرار بگیرند که فرد بتواند بدون جا به جایی زیاد به آن ها دسترسی داشته باشد. برای مثال، لوازم التحریر مورد استفاده روزانه بهتر است نزدیک میز قرار داشته باشند. پرونده ها و مدارکی که دائما استفاده می شوند نیز نباید در دورترین قسمت دفتر نگهداری شوند. در مقابل، وسایلی که به ندرت مورد استفاده قرار می گیرند می توانند در کمدهای دورتر قرار بگیرند. این نوع دسته بندی باعث می شود حرکت ها غیر ضروری در طول روز کمتر شود و کارها سریع تر انجام شوند. اصل مهم این است که محل قرارگیری هر وسیله بر اساس میزان استفاده از آن تعیین شود.
تقسیم کردن فضای دفتر به بخش های مختلف
اگر دفتر بزرگ است، بهتر است فضا به بخش های مشخص و کاربردی تقسیم شود. برای مثال می توان بخش کار فردی، قسمت جلسات، محل نگهداری اسناد و فضای استراحت را از یکدیگر جدا کرد. این تقسیم بندی الزاما به دیوار یا پارتیشن ثابت نیاز ندارد و می توان از چیدمان مبلمان برای ایجاد محدودیت های مختلف استفاده کرد. قرار دادن میزها در یک بخش و کمدها در بخش دیگر باعث می شود نظم محیط بیشتر شود. در دفاتر کوچک نیز می توان با تغییر جهت میزها یا استفاده از قفسه ها، محدوده های کاربردی ایجاد کرد. تقسیم درست فضا باعث می شود هر قسمت وظیفه مشخصی داشته باشد و دفتر بی نظم به نظر نرسد.
ایجاد فاصله مناسب بین میزها
در دفترهایی که چند میز کار وجود دارد، فاصله میان میزها اهمیت زیادی دارد. میزها نباید آنقدر به یکدیگر نزدیک باشند که حرکت افراد یا استفاده از صندلی ها دشوار شود. از طرف دیگر، فاصله بسیار زیاد نیز ممکن است فضای دفتر را بدون دلیل پراکنده نشان دهد. بهتر است بین میزها فضای کافی برای حرکت، باز شدن کشوها و جا به جایی صندلی ها وجود داشته باشد. در صورت استفاده مشترک از تجهیزات، میزها را می توان با توجه به محل قرارگیری آن تجهیزات تنظیم کرد. چیدمان میزها باید با تعداد افراد، اندازه اتاق و نوع تعامل کاری هماهنگ باشد.
قرار گرفتن رایانه و مانیتور در بهترین فضای ممکن
رایانه و مانتیور در بسیاری از دفاتر اصلی ترین ابزار کار هستند و باید در جای مناسبی قرار بگیرند. مانتیور نباید در موقعیتی باشد که نور پنجره یا چراغ مستقیما روی صفحه آن بازتاب ایجاد کند. ارتفاع صفحه نمایش نیز باید به شکلی باشد که هنگام کار، فرد مجبور نباشد دائما سر خود را بیش از حد پایین یا بالا نگه دارد. صفحه کلید و ماوس باید در فاصله ای قرار بگیرند که دست ها بدون کشش زیاد به آن ها برسند. کابل های رایانه ای نیز باید مرتب و تا حد امکان از مسیر رفت و آمد خارج شوند. این جزئیات کوچک می توانند فضای میز را مرتب تر و استفاده روزانه از تجهیزات را راحت تر کنند.
مرتب کردن کابل و سیم ها
کابل های پراکنده یکی از مهم ترین عوامل ایجاد ظاهر نامرتب در دفتر کار هستند. سیم رایانه، شارژر، تلفن و سایر تجهیزات باید تا حد امکان در یک مسیر مشخص قرار بگیرند. می توان از بست های مخصوص، محفظه کابل یا راهکارهای ساده برای جمع کردن سیم ها استفاده کرد. کابل های غیرضروری نیز بهتر است از روی میز و اطراف آن حذف شوند. محل پریزها را هنگام چیدمان میز و تجهیزات در نظر بگیرید تا نیازی به کشیدن سیم ها در مسیر رفت و آمد نباشد. مدیریت درست کابل ها علاوه بر زیبایی، دسترسی به تجهیزات و نظافت محیط را نیز ساده تر می کند.
امیدواریم مطالب این مقاله برای شما مفید بوده باشد، در پایان به شما پیشنهاد می کنیم مقالات دکوراسیون دفتر کار، فنگ شویی دفتر کار و فنگ شویی میز کار را نیز مطالعه فرمایید.
منبع : آرگا
