اگر می خواهید ارتباط هایی که با اعضای گروه یا سازمان خود برقرار می کنید، بهینه و کاربردی باشید به کمک تهیه منشور برقراری ارتباط می توانید به اهداف خود دسترسی و در وقت صرفه جویی شود. برای کسب اطلاعات بیشتر با ما همراه باشید.
چارچوبی برای گفتگو | منشور برقراری ارتباط در محیط کار و زندگی
تهیه منشور برقراری ارتباط یک روش موثر جهت مدیریت ارتباطات بوده و به افراد کمک می کند به طور موثر و کارامد با هم ارتباط برقرار کنند. این منشور روی های ایجاد ارتباط، چگونگی استفاده بهینه از آن ها و دست یابی به آن چه که از برقراری ارتباط مدنظر دارند را مشخص می کند.
به طور مثال با بهبود ارتباطات می توانید زمانی که برای ملاقات افراد اختصاص می دهید یا تعداد ایمیل ها را کاهش دهید و اطمینان یابید که از رسانه های اجتماعی به طور کاملا حرفه ای استفاده می کند. به این ترتیب وقت بیشتری برای انجام امور مهم تر خواهید داشت.
در این مطلب خواهیم دید چگونه منشور برقراری ارتباط برای گروه یا سازمان خود ایجاد کنید و این کار چه زمانی ارزش دارد. همچنین در صورت تمایل می توانید مقالات روش ایجاد فرهنگ سازمانی و روش های ارتباط موثر و را نیز مطالعه نمایید.
تعریف منشور ایجاد ارتباط چیست؟
منشور ایجاد ارتباط سندی رسمی است که روش هایی که اعضای تیم شما برای ایجاد ارتباط ترجیح می دهند را معین می کند. این منشور سبب می شود پیام های غیرضروری کاسته شده و با صرفه جویی در وقت افراد، بهره وری تیم و سازمان افزایش یابد.
منشور ایجاد ارتباط می تواند شامل موارد زیر باشد:
- چه زمانی به ایمیل ها پاسخ داده شود و چه زمانی لازم نیست این کار انجام شود.
- چه زمانی اعضای گروه یا سازمان در ایمیل پاسخ به گروه را انتخاب و چه زمانی از این کار خودداری کنند.
- چگونه می توان جلسات معمولی گروه را برگزار کرد و چه افرادی باید در جلسات شرکت کنند.
- چه زمانی افراد می توانند از راه دور در جلسات شرکت کنند و چه مواردی باید در صورت جلسه درج شود.
- اعضای تیم چگونه در رسانه های اجتماعی ارتباط برقرار کنند.
- سازمان یا گروه شما چگونه با مردم و مشتریان ارتباط برقرار می کند.
- چه زمانی از تماس ویدیویی استفاده کنند.
- چگونه افراد می توانند به صورت رو در رو با هم ارتباط برقرار نمایند.
به این ترتیب اگر دوست دارد ارتباط هایی که با اعضای سازمان یا گروه خود برقرار می کنید بهینه و کاربردی باشد از این منشور استفاده کنید. این منشور کمک می کند با تعیین قوانین و شرایطی خاص، ارتباط های بهتری در محیط های کاری ایجاد کنید.
با این کار ساعت های کاری شما بخصوص اگر دورکار هستید معین شده و بهتر می توانید کارهای خود را مدیریت نمایید و از خسته شدن و کلافگی جلوگیری می شود. تهیه منشور ایجاد ارتباط برای گروه های مجازی خیلی مفید بوده و اجازه می دهد روش هایی که افراد برای ایجاد ارتباط از راه دور ترجیح می دهند و شیوه بازخورد به آن ها و مسئول ارائه بروزرسانی ها را شناسایی نمایید.
ضمنا اگر در کنار این منشور، منشور تیم یا منشور پروژه به ویژه وقتی گروهی تشکیل می دهید یا پروژه ای شروع می کنید هم داشته باشید بسیار مفید خواهد بود.
اهمیت استفاده از منشور ایجاد ارتباط
هدف از منشور ایجاد ارتباط، بهبود اصول حرفه ای در برقراری ارتباطات، صرفه جویی در وقت اعضای گروه، کاهش پیام های ارسالی و دریافتی و شفاف سازی روشی است که افراد برای ایجاد ارتباط استفاده می کنند. شفاف سازی لحن، سبک و تعداد پیغام ها، به ویژه وقتی با عموم مردم یا مشتریان ارتباط ایجاد می کنید این اطمینان را ایجاد می کند که ارتباط دائمی و مورد اعتماد داشته باشید.
منشور ایجاد ارتباط همچنین می تواند برای گروه های چند عملکردی یا تیم هایی که اعضای آن ها در مکان های جغرافیایی متفاوتی حضور دارند یا افراد دورکار موثر خواهد بود. این منشور قوانین کلی را معین کرده و مشخص می کند چه زمانی به بروزرسانی نیاز است.
همچنین چه زمانی و چگونه اعضای تیم می توانند با هم ارتباط ایجاد کنند. این منشور به ویژه برای گروه هایی که در مکان های با اختلاف ساعت کار می کنند مفید خواهد بود. از اهمیت بعدی منشور ایجاد ارتباط می توان به جلوگیری از تفاوت های فرهنگی در برقراری تماس دانست.
به طور مثال ممکن است در برخی فرهنگ ها افراد تمایل نداشته باشند مشکلات را به مقام بالاتر گزارش داده یا شکایت نمایند. این سند وضعیتی که در آن ها افراد باید مشکلات را گزارش دهند معین می سازد. ضمنا این منشور می تواند ابزار مفیدی جهت بهبود ارتباطات سازمانی بوده که وضعیت ارتباطی رضایت بخشی ندارند.
محدودیت های منشور ایجاد ارتباط
اگرچه سند برقراری ارتباط فواید بسیاری دارد ولی برای اجرا محدودیت هایی هم دارد. نخست این که با تعیین زمان و نحوه ارتباط اعضا با یکدیگر، این خطر می رود که روابط اجتماعی خفقان آور شده و مکالمات شکل مکانیکی پیدا کند.
همچنین این کار موجب شده اعضای گروه مجازی حس کنند از هم جدا افتاده و نتوانند روابط کاری مناسب و مفیدی داشته باشند. منشور ایجاد ارتباط همچنین ممکن است خلاقیت و حل مشکل را به ویژه در مورد تیم هایی که در نواحی جغرافیایی مختلفی هستند تضعیف نماید و بازدهی کاسته شود.
این احتمال وجود دارد که روش های فردی مورد پسند جهت ایجاد ارتباط نادیده گرفته شده و کار گروهی ضعیف شود. به طور کلی تهیه منشور ایجاد ارتباط سازمانی به وقت و زمان بسیاری نیاز دارد.
مراحل تهیه منشور ایجاد ارتباط
وقتی تیم یا سازمان جدیدی تشکیل می دهید بایستی مراحل مختلفی را برای تهیه منشور طی کنید که در ادامه به آن ها اشاره می شود:
۱. ابتدا باید هدف خود را از تهیه این منشور تعیین کنید. مثلا قصد دارید بر تبادلات رسانه های اجتماعی تمرکز کنید یا این منشور باید انواع ارتباطات را شامل شود یا این که تنها مخصوص پروژه خاصی است.
۲. تعیین کنید چه کسی طرح اولیه منشور را پیشنهاد دهد. آیا این فرد برای تهیه منشور بایستی با سایر اعضای سازمان مثل منابع انسانی یا بازاریابی همکاری داشته باشد. آیا برای جمع آوری ایده ها و بازخوردهای کارمندان باید از سنجش رضایت کارمندان بهره برد و ….
۳. ممکن است منشور هدف خاصی داشته باشد و آن کاهش استفاده از ایمیل یا استفاده از رسانه های اجتماعی است. به این ترتیب مشخص کنید منشور چه مواردی را پوشش می دهد.
۴. در ادامه به ساختار منشور ارتباطی فکر کنید. از این رو لیستی از مهم ترین نکات را برای هر یک از کانال هایی که اعضای گروه استفاده می کنند تهیه نمایید. مثلا جلسات باید نیم ساعت طول بکشد. ارتباطات در رسانه اجتماعی مودبانه و حرفه ای باشد. از گزینه پاسخ به همه در ایمیل استفاده نشود و … .
۵. از بازخورد کمک بگیرید. درخواست بازخورد از اعضای گروه در طی طراحی مراحل و بعد از اجرای منشور اهمیت زیادی دارد. اعضا ترجیح می دهند چگونه با یکدیگر ارتباط داشته باشند؟ چه مواردی را هنگام برقراری ارتباط را دوست ندارند و … .
۶. در نهایت به این فکر کنید که منشور را چگونه اجرا کنید و از چه طریقی به اعضا اطلاع می دهید که از این به بعد باید هنگام ایجاد ارتباط از آن پیروی نمایند. آیا منشور شما نوشتاری است و قابل چاپ است یا دستورالعمل هایی است که روی شبکه داخلی شرکت قرار می گیرد و … .
منبع : آرگا
