مراحل قفل کردن فایل های آفیس و رمز گذاری آن ها

نرم افزار آفیس یکی از برنامه های پر کاربرد و بسیار شناخته شده می باشد که قابلیت های زیادی ارائه می دهد. یکی از این قابلیت ها امکان قفل کردن فایل های آفیس(ورد-اکسل و پاورپوینت) می باشد. در این مطلب مراحل اجرای این کار را فرا می گیرید.

قفل کردن فایل های آفیس (ورد- اکسل- پاورپوینت)

نرم افزار پر کاربرد آفیس یکی از برنامه های شناخته شده ای می باشد که قابلیت های زیادی را ارائه می دهد. یکی از این قابلیت ها امکان قفل کردن فایل های آفیس شامل ورد- اکسل- پاورپوینت و … می باشد. قفل گذاری فایل های آفیس کمک می کند به سادگی و فقط با چند کلیکف اسناد مدنظرتان را قفل نموده و از دستکاری یا کپی شدن آن جلوگیری نمایید.

۱. قفل گذاری فایلهای ورد

همانطور که پیشتر ذکر شد برنامه آفیس قابلیت های فراوانی ارائه می دهد که یکی از آن ها امکان قفل گذاری اسناد می باشد تا امنیت فایل ایجاد شده بیشتر شود. ممکن است شما نیز فایل مهمی را در ورد ایجاد کرده اید و نمی خواهید افراد دیگری به آن دسترسی داشته و یا آن را ویرایش نمایند.

در حقیقت با قفل کردن فایل ها به راحتی مانع از این کار خواهید شد. برای آشنایی با مراحل قفل کردن فایل های آفیس و ورد با ادامه مطلب همراه ما باشید.

۱. ابتدا فایل ورد مدنظر را انتخاب و اجرا کنید. بعد از نوار بالایی صفحه به قسمت Review رفته و در سمت راست گزینه پروتکت را انتخاب نمایید. سپس روی گزینه Restrict Editing کلیک کنید.

۲. در این مرحله در سمت راست منویی باز می شود. ابتدا تیک گزینه limit formatting to selection of styles را در پایین قسمت formatting restrictions فعال نموده و بعد روی کلمه تنظیمات در زیر آن کلیک کنید.

۳. بعد از کلیک روی گزینه تنظیمات پنجره جدیدی گشوده می شود که در این پنجره مطابق ذیل پیش روید.

• اول تیک گزینه limit formatting to selection of styles را فعال نمایید.
• بعد روی کلید None در زیر کادر کلیک کرده تا تمام تیک ها غیر فعال شوند.
• در نهایت روی گزینه ok کلیک کنید.

۴. در ادامه پیغامی نمایش داده می شود که به شما وجود فرمت های غیر مجاز در فایل مانند متن مخفی را اطلاع می دهد که با دیدن این پیام حتما روی گزینه No کلیک کنید.

۵. در این مرحله به بخش Restrictions Editing رفته و مطابق ذیل ادامه دهید.

•  تیک گزینه Allow only this type of editing in the document را فعال نماید.
• بعد در نوار پایین آن روی No changes (Read only)کلیک کنید.

۶. در نهایت روی گزینه yes start enforcing در پایین بخش start enforcement کلیک نموده و گذرواژه تان را روی فایل مدنظر تعریف کنید.

۷. به این ترتیب فایل ورد با موفقیت رمزگذاری شده و تنها خودتان می توانید در این فایل تغییرات ایجاد کنید.

به یاد داشته باشید برای هر بار تغییرات باید رمز تعریف شده را برای فایل ورد وارد نمایید.

۲. قفل گذاری فایل های اکسل و یا پاورپوینت

بیشتر پرونده های مهم مالی و اداری به کمک نرم افزار آفیس ایجاد می شود در حالی که با وجود تعداد زیاد برنامه های جاسوسی، این اسناد مهم و حساس معمولا زیاد مورد حفاظت نیستند. از این رو می توان به کمک رمزگذاری روی اسناد آن ها را از دسترس افراد مختلف دور نگه داشته و امکان مشاهده اسناد تنها با وارد کردن رمز عبور وجود داشته باشد.

در ادامه مراحل قفل کردن فایل های اکسل ارائه می شود. می توانید با این کار برای اسناد خود رمز عبور تعریف کرده تا امنیت آن ها بیشتر شود. روشی که ذکر می شود یک روش ساده برای تعیین رمز روی فایل اکسل بوده که تمام کتاب کار اکسل را رمزگذاری نموده و هر گاه بخواهید فایل را باز کنید باید رمز عبور را وارد نمایید.

۱. برنامه اکسل را باز کرده و در منوی آن روی گزینه فایل کلیک کرده و در صفحه گشوده شده روی گزینه Info کلیک کنید.

۲. باز شدن زیر منوهای روی اولین گزینه protect workbook  کلیک کرده و در زیر منوی آن روی Encrypt with password دومین گزینه کلیک کنید.

۳. در پنجره ظاهر شده رمز عبور خود را وارد کنید.

۴. روی گزینه ok کلیک کرده و در پنجره باز شده رمز وارد شده را دقیق وارد کنید تا رمز عبور شما تایید شود.

۵. مراحل قفل گذاری فایل اکسل به پایان رسید. می توانید این مراحل را برای فایل های پاورپوینت نیز اجرا کنید. و در صورتی که می خواهید از روش قبلی برای قفل گذاری فایل ورد استفاده نکنید می توانید از این شیوه کمک گرفته و سریعتر این کار را انجام دهید.

در پایان از همراهی شما با این مطلب سپاسگزاریم. همچنین پیشنهاد می شود در صورت تمایل برای آشنایی با نحوه رمزگذاری روی فایل زیپ و رمز گذاری روی پوشه در ویندوز روی لینک ها کلیک کنید.

منبع : آرگا